Steuerungsrunde

In der Steuerungsrunde wird die Richtung der Maßnahme vorgegeben: Sie wird strukturiert und es wird festgelegt, welche Veranstaltungen für die Maßnahme wirklich gebraucht werden etc.

Die Steuerungsrunde klärt also die grundlegende Frage: „Was ist die Situation, in der wir uns befinden, und welche Herausforderung(en) müssen wir meistern?“. Die Steuerungsrunde kann sich dabei z.B. aus Personen zusamme[bu3] nsetzen, die auf Governanceebene mit der Umsetzung von Gesamtstrategien betraut sind und die in diesem Rahmen umfassende Vorhaben planen bzw. weiterentwickeln. Sie kann allerdings auch gezielt für die jeweilige Maßnahme zusammengestellt werden, z.B. können Stakeholder hinzugeholt werden, die im Laufe der Maßnahme eine wichtige Rolle spielen werden.

Vor diesem Hintergrund bestimmen sie auch die Vorgaben in Bezug auf die jeweilige Maßnahme.

Die Umsetzung der Maßnahme wird spätestens am Ende des Vorprozesses in die Hände eines Maßnahmenteams gelegt. Das Maßnahmenteam kann, was seine Mitglieder angeht, mit der Steuerungsrunde überlappen oder nicht – sollte aber mindestens durch diese legitimiert worden sein.

Die Steuerungsrunde setzt sich also nicht notwendigerweise aus denselben Beteiligten zusammen wie das Maßnahmenteam. Erstere steuern („Welche Formate braucht es? Wen müssen wir beteiligen?“), das Maßnahmenteam setzt um („Was muss gemacht werden, in welchem zeitlichen Ablauf, mit welchen Ressourcen?“).

• Führungsebene (der Senats- bzw. kommunalen Verwaltungen bzw. der Bürgerinitiative, des Unternehmens)
• Verwaltungsexpert:innen
• Fachebene (z.B. der Senatsverwaltungen)

Ziel im Bezug auf die Maßnahmenbeschreibung ist es, zunächst eine Übersicht der Situation zu bekommen, Verantwortliche einzutragen sowie idealerweise Kontext, Intention, Ziele und evtl. erste transformatorische Fragestellungen festzulegen.

• Die beteiligten Verwaltungen (Senats-/Bezirksebene) lernen sich kennen
• Ziel und Aufgabenverständnis werden benannt, Begriffe werden erklärt
• Es wird ein Mandat zur weiteren gemeinsamen Arbeit ausgesprochen
• Es werden erste transformatorische Fragestellungen identifiziert, die im Expert:innendialog durch Expert:inneninput vertieft werden können
• Vorschläge für potenzielle Expert:innen werden gesammelt

Die Maßnahme wird von Anfang an ist in einen gesamtstrategischen Rahmen eingebettet. Damit ist zugleich die Richtung vorgegeben, zu der verschiedene Maßnahmen einander ergänzen können, statt dass Maßnahmen parallel durchgeführt und damit Ressourcen unnötig aufgewendet bzw. mögliche Synergieeffekte nicht genutzt werden.

• Die Form der Zusammenarbeit zwischen Steuerungsrunde und Maßnahmenteam muss eindeutig geklärt werden, damit es nicht zu Kompetenzüberschneidungen und daraus folgenden Konflikten zwischen beiden kommt. Es ist daher von zentraler Bedeutung, die jeweiligen Ziele und Kompetenzbereiche genau zu definieren.

Ein Regiebuch ist ein klar strukturierter Ablaufplan für ein Format. Beispielhaft zeigen wir hier das Regiebuch zur erste Steuerungsrunde aus der Maßnahme „Hardenbergplatz: Betreibermodell“.

Alle Akteur:innen (Organisationen bzw. Unternehmen oder Gruppen und/oder Einzelpersonen), die an der Maßnahme beteiligt oder davon betroffen sind, werden aufgeschrieben und visuell miteinander in Beziehung gesetzt – z.B. in Form einer Karte, auf der in der Mitte die Maßnahme und in räumlichem Abstand alle Akteur:innen, die mit ihr potenziell in Zusammenhang stehen –, passend zum Grad ihrer Betroffenheit.

Dabei gibt es viele Arten, wie eine Akteur:innenkartierung angepasst werden kann, etwa indem durch verschiedene Farbgebung zwischen am Projekt Beteiligten und vom Projekt Betroffenen, durch verschiedene Formen zwischen Einzelpersonen, Gruppe und Organisationen unterschieden wird.

Eine Akteur:innenkartierung macht das System sichtbar, auf das sich die Maßnahme auswirken wird. Dabei wird oft klar, wie weit verzweigt dieses System tatsächlich ist und weshalb es so wichtig ist, einen regen Austausch zwischen den Akteur:innen zu ermöglichen. So wird vermieden, dass wichtige „Knotenpunkte“ (Verbindungen mehrerer Akteur:innen) das Fortschreiten der Maßnahme blockieren, da sie sich nicht wertgeschätzt und beteiligt fühlen.

1. Arbeitsmaterialvorlage kopieren oder auf ein großes Blatt Papier übertragen und das Thema der Unternehmung eintragen.
2. Innerhalb der vier Felder (Unterstützer:innen, Ermöglicher:innen, Befähiger:innen, Multiplikator:innen) die Impulsfragen nutzen, um Ideen für mögliche Mitspieler:innen zu sammeln. Für die Umsetzung der Maßnahme braucht es Akteur:innen in allen Quadranten. Welche Menschen oder (Unter-)Organisationen sind innerhalb und außerhalb der eigenen (Unter-)Organisation für die Maßnahme interessant und relevant?
3. Die Klebezettel innerhalb der Vorlage verorten. Kein:e Akteur:in kann einem Feld überschneidungsfrei zugeordnet werden. Deshalb das Feld wählen, das bei Einbindung der* Akteur:in das höchste Potenzial für den Prozess verspricht. Je höher die Ausprägung in dem gewählten Feld sein wird, desto weiter in der Mitte wird der Klebezettel positioniert.
4. In allen Feldern sind einige Akteur:innen platziert. In der Mitte sammeln sich Akteur:innen, die für für die Umsetzung der Maßnahme interessant sein könnten und die bzw. deren Vertretungspersonen. Wie könnten diese Personen das Team verstärken?
5. Auf welche Weise lassen sich die identifizierten Akteur:innen am sinnvollsten einbeziehen?
6. Die entstandenen Ergebnisse werden dokumentiert. Wie können die Akteur:innen für die Maßnahme kontaktiert und gewonnen werden?

• Vorlage aus dem Handbuch Öffentliches Gestalten
• Post-its
• Stifte

Falls in der Steuerungsrunde mehrere Parteien zusammenkommen, die zuvor bereits Arbeitsschritte bzw. -dokumente erarbeitet hatten, ist diese Methode ein simpler Weg, um ein gemeinsames Verständnis der aktuellen Situation zu schaffen.

Es wird klar, inwieweit die bisherigen Bemühungen der Parteien bereits zusammenpassen und wo man noch weit voneinander entfernt ist.

1. Die Parteien notieren ihre Aktivitäten auf Post-its (jeder Akteur hat ihre eigene Farbe). Die Post-its werden im jeweiligen Abschnitt im Arbeitsbereich „Sammlung bisheriger Aktivitäten” gesammelt. Alternative: Dieser Schritt kann auch im Vorfeld der Veranstaltung vorbereitet werden.
2. Die Teilnehmenden lesen die gesammelten Post-its im Arbeitsbereich „Sammlung bisheriger Aktivitäten“ durch.
3. Das gemeinsame Projekt wird zusammen in sinnvolle Handlungsfelder unterteilt. Gemeinsamkeiten und Differenzen werden im entsprechenden Arbeitsbereich sichtbar gemacht. Dieser Arbeitsschritt kann auch in der Vorbereitung durchgeführt werden.
4. Werden in diesen Durchgängen weitere Handlungsfelder bzw. Überschneidungen erkennbar, so werden diese zusätzlich auf Post-its notiert und in das Bild eingefügt. Post-its, die keinen Platz finden, bleiben liegen.
5. Gemeinsam wird überlegt, welche Punkte offenbleiben, sich nicht einordnen lassen oder Differenzen in der Auffassung der Aufgabe offenbaren. Die entsprechenden Post-its werden mit Klebepunkten markiert.
6. Gemeinsam werden die markierten Post-ist gelesen und diskutiert: Welche Fragen stehen hinter den blauen Post-its? Wie können wir vorgehen, um diese zu beantworten?
7. Das besprochene Vorgehen für die markierten Post-its wird notiert.

• Canvas „Sammlung bisheriger Aktivitäten“ und „Gemeinsamkeiten und Differenzen sichtbar machen“
• Arbeitsanweisung
• Post-its
• Stifte
• Klebepunkte

Oft fließt in Projekten alle Aufmerksamkeit in das Finden von Antworten, statt zunächst ausreichend Zeit damit zu verbringen, die richtigen Fragen zu stellen. Transformatorische Fragestellungen sind solche Fragen, mit denen sich klären lässt was die zentrale Herausforderung ist die durch die Maßnahme beantwortet wird, ob eine Maßnahme zu den übergeordneten Strategien bzw. Zielen passt, sich mit Maßnahmen verwandter Akteur:innen sinnvoll ergänzt, die Anliegen relevanter Stakeholder berücksichtigt etc

Eine oder mehrere sorgsam ausgearbeitete Fragestellungen, die den Kern der Herausforderung treffen, sind ein enormer Hebel. Sie stellen die Weichen, damit Lösungen für die richtigen Dinge gefunden werden können.

In Kleingruppen werden, aufbauend auf von den Veranstaltern vorbereiteten Entwürfen, eine Reihe transformatorischer Fragestellungen entwickelt, die im Laufe des Prozesses weiter verfeinert werden.

1. Vorbereitung: Erste Entwürfe transformatorischer Fragestellungen werden vorab formuliert. Zudem werden Auszüge aus der relevanten übergeordneten Strategie und möglicherweise auch bisher bekannt gewordene weitere Anforderungen an eine Maßnahme auf einzelnen Papieren bereitgestellt. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass diese Impulse den Teilnehmer:innen den Einstieg in die Arbeit sehr erleichtern.
2. Jede Gruppe erhält ein Set aus vorbereiteten Fragen sowie den Blättern mit weiteren relevanten Inhalten. In jeder Gruppe wird bestimmt, wer moderiert, wer die Zeit im Blick behält und wer die Ergebnisse festhält.
3. Jede:r für sich liest die bisherigen Fragen und weiteren Anforderungen genau durch. Anschließend werden sie einmal laut in der Gruppe vorgelesen und überlegt, welche (der vorgeschlagenen, eventuell noch weiteren oder ganz anderen) Anforderungen aus ihrer Sicht für die Maßnahme zu berücksichtigen sind
4. Die Gruppe entwickelt im Gespräch Entwürfe für transformatorische Fragen. Die Anforderungen für diese Fragen ergeben sich aus der Maßnahmenbeschreibung
5. Die Gruppe diskutiert, welche der von ihr entwickelten Fragestellungen am wichtigsten ist.
6. Die Gruppe ergänzt oder formuliert bei Bedarf die Fragestellungen gemeinsam um. Nutzen Sie dafür die bereitliegenden Moderationskarten.
7. In der Gesamtgruppe wird diskutiert, inwieweit die genannten Fragestellungen sich sinnvoll ergänzen oder wo sie weiter präzisiert und geschürft werden müssen.
8. Die Ergebnisse werden festgehalten.

• Maßnahmenleinwand, Teile 1 – 3

Die Teile 1 – 3 der Maßnahmenleinwand sollten genutzt werden, um aus der Ausgangslage heraus die passenden Transformatorischen Fragestellungen zu gewinnen.

• Fragekarten.

Hierbei unterstützen die dazu passenden Fragekarten. Beides bietet sich als Ausdruck für die Tischgruppen an, die Fragekarten dabei idealerweise auf etwas dickerem Papier. Siehe hierzu auch die übergeordnete Methode „Arbeit mit der Maßnahmenbeschreibung“

• Vorbereitete Fragestellungen sowie Anforderungen (aus Gesamtstrategie sowie ggf. weitere Anforderungen)
• Arbeitsanweisung ausgedruckt
• Powerpointfolie: Definition, was eine transformatorische Fragestellung ist, evtl. mit Beispielen [Download]
• Post-its
• Stifte
• Evtl.

Eine Form des schriftlichen Brainstormings, das eine Debatte sichtbar macht. Wir sammeln damit z. B. gemeinsam Hinweise, Anregungen oder Änderungswünsche zum aktuellen Stand der Maßnahmenbeschreibung.

Manchmal entsteht eine konzentriertere Arbeitsatmosphäre, wenn eine Gruppe ihre Gedanken in komprimierter Form austauscht, statt zu diskutieren und ggf. in schier endlose Schleifen zu verfallen: Die Schriftform führt dazu, dass Aussagen, Meinungen und Ideen stärker durchdacht und knapper formuliert werden. Gleichzeitig ermöglicht das Schreibgespräch eine Übersicht über bereits festgehaltene Gedanken und verhindert somit Wiederholungen. Argumente und Gegenargumente nehmen aufeinander Bezug und gruppieren sich automatisch, sodass eine Mindmap-ähnliche Dokumentation zur späteren Verwendung entsteht.

• Wird das Schreibgespräch schweigend durchgeführt, stärkt dies die Konzentration und fügt einem längeren Workshop eine zusätzliche didaktische Qualität hinzu.
• Alternative: Ein (Langzeit)Schreibgespräch kann auch als Moodboard, Wandzeitung oder Erkenntniswand über die Dauer einer ganzen Veranstaltung (z. B. einer Tagung) durchgeführt werden

1. Präzise Fragen formulieren: Ein Schreibgespräch sollte sich an ein bis drei eindeutig formulierten Fragen orientieren. Je präziser diese Fragen formuliert sind, desto fokussierter sind die Beiträge. Das Schreibgespräch eignet sich z. B. sehr gut, um den aktuellen Stand der Maßnahmenbeschreibung zu diskutieren.
2. Große Schreibunterlage ausbreiten: Ein Schreibgespräch kann auf einem langen Tisch oder an einer Wand stattfinden. Der Vorteil eines Tisches ist die Zugänglichkeit von allen Seiten. Der lange Tisch wird mit Papier überzogen. Allerdings richten sich die Beiträge dann auch kreuz und quer auf dem Blatt aus. Hängt das Papier an einer Wand, ist der Zugang bei größeren Gruppen schwierig, dafür ist die Schrift gleich ausgerichtet.
3. Stifte und Post-its verteilen: Idealerweise haben alle einen eigenen Stift, der fett genug schreibt, um die Lesbarkeit auf dem Papier zu gewährleisten. Wenn die Beiträge auf Post-its geschrieben werden, können sie immer wieder neu zugeordnet werden.
4. Schweigend schreiben: Das Schreibgespräch sollte im Idealfall schweigend durchgeführt werden.
5. Ergänzen, erweitern oder überarbeiten: Vorgefundene Klebezettel können ergänzt, erweitert, überarbeitet, kommentiert und mit anderen Klebezetteln in Verbindung gebracht werden.

• Schreibunter lage, z.B. Maßnahmenleinwand
• Post-its
• Stifte
• Evt: Vorbereitungsmaterialien, z. B. aktueller Stand der Maßnahmenbeschreibung [Download der Vorlage]
• Arbeitsanweisung [Download]

Die Baumanalyse unterstützt die Betrachtung des Problemkontexts, indem die Ursachen einer Heraus- forderung untersucht und damit verbundene Effekte erkannt werden. Mit diesen Informationen wird der Fokus für die weitere Bearbeitung genauer bestimmt und der Grundstein für eine gezielte Recherche gelegt.

Das Blickfeld wird problembezogen erweitert. Verschiedene Blickwinkel und Bedenken könnenim Team sachlich gesammelt und effektiv geordnet werden. Dabei werden Muster oder Abhängigkeiten sichtbar und ermöglichen eine systematische Bearbeitung.

Methode zum Download 

Aus dem Buch Öffentliches Gestalten