Entscheidungsrunde

Zuletzt vergibt die Entscheidungsrunde ein Mandat und segnet die notwendigen Ressourcen ab um das Projekt (/die Maßnahme) in die Tat umzusetzen. Das gibt dem Maßnahmenteam zusätzlichen Rückenwind, um den angedachten Projektplan zu verwirklichen.

• Die für das Projekt relevanten Staatssekretäre bzw. die relevanten Entscheidet für zivilgesellschaftliche oder wirtschaftliche Projekte

Ziel im Bezug auf die Maßnahmenbeschreibung ist es diese final vorzulegen und mit einem starken Mandat und den notwendigen Ressourcen auszustatten. Auch an dieser Stelle können noch Anpassungen erfolgen.

• Ein starkes Mandat für die Umsetzung der Maßnahme
• Bereitstellung der notwendigen Ressourcen (finanziell, personell)
• Ggf. Senatsbeschluss oder ähnliches

Durch das Mandat steht dem Projekt nichts mehr im Wege

Da Entscheider:innen meist sehr volle Terminkalender haben, muss du an dieser Stelle besonders auf eine rechtzeitige Terminvereinbarung & Einladung achten

Ein Regiebuch ist ein klar strukturierter Ablaufplan für ein Format. Beispielhaft zeigen wir hier (Link) das Regiebuch zur ersten Entscheidungsrunde aus der Maßnahme „Ladeinfrastruktur Berlin.

Häufig stoßen die Entscheider:innen (z.B. Staatssekretär:innen) erst im Veranstaltungsformat „Entscheidungsrunde“ zum Verfahren dazu. Daher ist es wichtig, sie mit übersichtlichen und eindeutigen Materialien auf den Termin vorzubereiten.

Das Mandat wird wahrscheinlicher. Wenn Entscheider:innen im Vorfeld Möglichkeiten für Rückfragen gegeben wurde und wichtige Verständnisfragen somit bereits vor der Veranstaltung geklärt sind, kann das erbetene Mandat z.B. nochmal angepasst werden.

• Material zusammenstellen
• Rechtzeitig über den Büroleiter oder persönlichen Referenten der Entscheider:in zustellen.

Häufig stoßen die Entscheider:innen (z.B. Staatssekretär:innen) erst im Veranstaltungsformat „Entscheidungsrunde“ zum Verfahren dazu. Daher ist es wichtig, in der Veranstaltung die Arbeitsergebnisse in Ruhe vorzustellen.

Eine dramaturgisch sorgfältig geplante und gewissenhaft eingeübte Präsentation hilft, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und erleichtert es, das gewünschte Mandat zur Umsetzung erteilt zu bekommen.

1. Inhalte der Präsentation zusammentragen. Das kann z.B. sein: Einen Überblick über das Geleistete geben, ein Mandat für ein Vorhaben erbitten. Eine wichtige Intention der Präsentation soll es sein, bei den Entscheider:innen Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. In der Präsentation muss Zeit für Verständnisfragen eingeplant werden.
2. Präsentation einüben. Damit die Präsentation reibungslos abläuft und die Adressat:innen überzeugt, sollte sie gut eingeübt sein. Das gelingt, durch mehrmaliges Durchspielen und Verfeinern der Präsentation

• Powerpoint oder anderes Programm für Bildschirmpräsentationen
• Grafiken und Bilder aus dem Prozess als Anschauungsmaterial (siehe Vorprozess)

Ist das Mandat erteilt, kann das Projekt/die Maßnahme in die nächste Umsetzungsphase gehen. Dafür ist es wichtig, die notwendigen Schritte zu koordinieren und Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

Eine große Aufgabe in kleine Teile unterteilt lässt sich leichter bearbeiten.

1. Je nach Gruppengröße in Kleingruppen oder direkt im Plenum die nächsten Aufgaben sammeln. Dabei beschreiben.

2. Die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren.

3. Einen Entschluss fassen, welche Aufgaben angegangen werden und diese im Projektmanagement (z.B. Asana) erfassen

• Arbeitsblätter zum Sammeln der Aufgaben vorbereiten. Beispiel [Link zum Download]
• Arbeitsanweisung [Download]
• Projektmanagementtool